TDMS (Technical Data Management System) — это система, предназначенная для управления информационными потоками и электронной документацией проектных, конструкторских, производственных организаций и любых других предприятий, в работе которых используются технические данные и создаваемые на их основе документы: чертежи, планы, схемы, спецификации, ведомости и т.п.

Основные возможности TDMS:

• централизованное, структурированное и защищенное хранение электронной документации и всей связанной с ней информации, включая данные о процессе ее разработки и использования;
• распределение прав доступа между пользователями системы с целью обеспечения коллективной (в том числе и параллельной) работы с информацией;
• быстрый поиск документов и объектов по атрибутам;
• быстрый просмотр файлов чертежей с использованием встроенного модуля визуализации;
• создание выборок – наборов объектов/документов, автоматически формируемых по заданным условиям;
• интеграция используемых программных приложений путем их подключения непосредственно к системе с помощью программных интерфейсов, реализуемых через api tdms;
• импорт и экспорт информации с помощью как встроенных, так и дополнительных механизмов обмена данными;
• получение отчетов (спецификаций, ведомостей) любого уровня сложности;
• получение информации о процессе работы с данными и документами: ведение истории изменений объектов и истории работы пользователей с объектами (проектами, изделиями, документами);
• заимствование частей проектов (изделий);
• обмен информацией и документацией по внутренней защищенной электронной почте.

Для чего предназначен tdms?

Назначение TDMS – собрать в интегрированной базе данных всю информацию и документацию, связанную с разрабатываемыми объектами, и обеспечить коллективное использование этой информации в процессах проектирования, планирования и производства в соответствии с отечественными стандартами и процедурами iso9000. 

TDMS – универсальная информационная система, которая используется на российских предприятиях в качестве электронного архива технической документации, системы управления проектными данными (информацией об изделиях), комплексной системы управления информационными потоками предприятия. 

Внедрение на предприятии системы TDMS позволяет комплексно автоматизировать процесс решения задач, связанных с вопросами хранения, поиска и распределения технической информации и документации, планирования и оперативного управления работами.
 

Для кого предназначен tdms?

Универсальная система TDMS позволяет объединить в рамках единого информационного поля работу практически всех подразделений проектно-ориентированного предприятия (аналитических, конструкторских, проектных, научно-технических, планово-экономических и др.).

Руководители высшего уровня обеспечиваются консолидированными отчетами о ходе выполнения всех работ в организации, о сроках и ответственных за проекты и этапы проектов, о критических участках проектов и работ.

Кроме того, им предоставляется возможность анализировать информацию в различных разрезах (по подразделениям, по проектам и т.д.), что позволяет оперативно принимать правильные управленческие решения.

Руководство среднего уровня получает инструменты эффективного планирования и контроля выполнения заказов, проектов и отдельных работ, согласования и утверждения комплектов и пакетов документации. TDMS также позволяет контролировать комплектность разрабатываемой документации, полноту номенклатуры типовых изделий, материалов и сортаментов.

Рядовые сотрудники, являющиеся основными пользователями системы, обеспечены всеми средствами коллективной, в том числе и параллельной, работы с информацией. При проектировании специалист может заимствовать изделия и документы из других проектов, осуществлять многовариантное проектирование, формировать предварительную и окончательную отчетность (спецификации, ведомости), контролировать комплектность подготавливаемых документов. Пользователям TDMS предоставляется возможность расширенного поиска разрабатываемых и сопровождаемых объектов и их частей, а также связанных с ними документов.

Основные преимущества TDMS

Простота использования. Разработчики TDMS приложили максимум усилий, чтобы сделать систему простой в освоении и использовании. Стандартный, интуитивно понятный интерфейс, выполненный в стиле файлового менеджера Microsoft Windows Explorer, динамические контекстные меню, возможность настройки интерфейсов пользователей, использование принятой в организации терминологии и методики работы с документами существенно уменьшают срок освоения системы, что позволяет ускорить процесс внедрения TDMS на предприятии.

Открытость. В отличие от многих программ, представленных на российском рынке, TDMS – открытое приложение, функционал которого может быть практически безгранично расширен благодаря наличию программных интерфейсов, встроенных языков программирования и средств импорта готовых настроек системы. Неограниченное количество встраиваемых средств просмотра и прямые интерфейсы с популярными приложениями, такими как Microsoft word, Microsoft Excel, Microsoft outlook и AutoCAD, делают удобной работу с файлами произвольных форматов.

Защита информации. Для обеспечения безопасности информации TDMS использует целый комплекс средств. Система работает на современных СУБД Microsoft sql Server 2005 и Oracle 9i, сертифицированных по c2, использует тройную систему аутентификации с шифрованием паролей для доступа к базе данных, обеспечивает разделение уровней прав доступа пользователей на редактирование и просмотр вплоть до видимости объекта, ограничивает уровень доступа к информационным объектам в зависимости от этапа их разработки, ведет журнал действий пользователей.

Внутренняя почта. Встроенный почтовый модуль обеспечивает безопасную передачу различных системных сообщений (уведомлений о начале или окончании разработки, сообщений о назначении пользователя на выполнение определенных работ, различного рода директив и т.д.), а также передачу сообщений от одного сотрудника другому в результате маршрутизации документов. Удалить сообщение пользователь не может. Почта открывается автоматически при открытии tdms, поэтому саботаж или рассеянность сотрудника при ее получении фактически исключены.

Средства поиска, выборки. Чтобы пользователь не «утонул» в информационном потоке, мог быстро и без больших усилий находить необходимые данные, TDMS обладает уникальным набором средств поиска, включающим в себя контекстный поиск в адресной строке; мастер запросов; фильтр событий; поиск почтовых сообщений; полнотекстовый поиск; динамические запросы-выборки, которые могут быть вложенными, параметризованными и дополненными программным кодом.

Интеграция в корпоративные системы. TDMS легко интегрируется с внешними источниками данных, в качестве которых могут выступать системы финансового учета, планово-экономические, технической подготовки производства, внешней электронной почты и т.д. Интеграция с внешними приложениями позволяет использовать TDMS как часть корпоративной системы. Для решения задач календарного и ресурсного планирования TDMS интегрирован с системой управления проектами Microsoft Project. Таким образом, интеграция TDMS в корпоративные системы обеспечивает построение законченного решения (масштаба предприятия) в области автоматизации технического документооборота, управления информацией об изделии и проектными данными.

Универсальность и гибкость решения. TDMS обладает гибким и удобным инструментарием, позволяющим создать информационную систему, оптимально адаптированную для решения задач в различных предметных областях. Благодаря своей универсальности и гибкости TDMS позволяет осуществлять поэтапное внедрение, обеспечивая плавный переход организации от простого электронного архива к системе коллективной разработки технической документации и управления проектными данными.

Управление проектами

Проблемы

В то время как на Западе управление проектами с применением автоматизированных средств стало неотъемлемой частью культуры ведения бизнеса, в нашей стране, некогда гордившейся преимуществами плановой экономики, программное обеспечение для управления проектами делает только первые шаги. Отечественные компании несут немалые финансовые потери из-за постоянного срыва или переноса сроков окончания работ, нарушения технологии, проблем финансирования, нарушения сроков поставок, комплектности необходимых ресурсов и т.д. А ведь решение многих проблем лежит на поверхности. Современные программные средства помогут не только спланировать и проконтролировать ход проекта, но и оптимизировать распределение всех задействованных ресурсов и даже справиться с нештатными ситуациями. Решение перечисленных проблем особенно актуально для проектно-ориентированных компаний. Конструкторские бюро, проектные институты, производственные предприятия нуждаются в новых подходах к планированию и управлению не менее остро, чем предприятия, которые уже начали использовать в своей работе системы управления проектами (в настоящее время это в основном строительные и нефтегазовые компании). Эффективное управление разработкой и внедрением инновационных технических проектов не может осуществляться без использования соответствующих программных средств.

Варианты решения

Многие системы для работы с техническими данными имеют встроенные модули планирования работ, выполняемых в ходе разработки проекта или изделия, однако в большинстве случаев такое «планирование» сводится к назначению и отслеживанию сроков начала и окончания работ. Этот подход прост и имеет право на существование, но в нем отсутствуют такие основополагающие функции систем управления проектами, как выравнивание ресурсов, оптимизация сроков, анализ рисков, привязка к финансированию, разнообразные формы отчетов о ходе выполнения проектов и загрузке ресурсов. Кроме того, во многих компаниях число одновременно выполняемых проектов неуклонно растет и может достигать десятков, а иногда и сотен. Это и обусловило развитие новых подходов к управлению проектами, предусматривающих координацию и консолидацию данных по всем проектам и подчинение проектов общим целям компании при сохранении суверенного управления каждым из них.

Оптимальное решение

Возросшая функциональность и распространенность специализированных систем управления проектами закономерно привела разработчиков TDMS к идее расширения возможностей системы не посредством написания собственного модуля календарного и ресурсного планирования, а путем интеграции с существующими системами управления проектами. 

После тщательного анализа разнообразных систем, представленных на рынке, были отобраны две линейки программных продуктов.
 

Microsoft Project – самое популярное программное обеспечение для управления проектами. Семейство продуктов Microsoft Project в сочетании с Microsoft Project Server предоставляет понятные средства управления проектами, доступа к информации и поддержки коллективной работы, а также является мощной платформой, способствующей повышению производительности труда и более эффективному ведению бизнеса.

primavera enterprise (p3e) – система управления крупными проектами, ставшая de facto стандартом в целом ряде стран. p3e предназначена для проектно-ориентированных предприятий, ведущих большое количество взаимосвязанных проектов с общими ресурсами. Поскольку число отдельных работ в p3e может доходить до миллиона, в этой системе используются современная клиент-серверная архитектура и промышленные базы данных типа Oracle и ms sql Server.

Достигаемый результат

Предлагаемый способ автоматизации деятельности по управлению проектами позволяет значительно улучшить качество управленческой функции – за счет анализа и контроля хода работ. Ключевым объектом в специализированной настройке является проект, связанный с реальными объектами проектирования (зданиями, сооружениями, изделиями). Проект состоит из этапов, вех и работ. Каждая работа содержит ссылку на объект, с которым она связана, – например на чертеж, документ, лист. Таким образом, результаты всех работ документально оформлены и руководство имеет возможность отслеживать выполнение всех текущих проектов с любой степенью детализации в любых разрезах. Контроль может производиться как средствами tdms, так и при помощи специализированных функций систем управления проектами.

Преимущества от внедрения TDMS

Повышение доступности информации. Система TDMS хранит все связанные с рабочим процессом данные в центральном хранилище, что обеспечивает постоянный доступ всех участников процесса проектирования к любой необходимой информации. Все документы и данные, созданные по ходу работы каждым сотрудником организации, могут быть использованы другими работниками. Информация становится собственностью организации, а не отдельных сотрудников.

Снижение затрат времени на поиск актуальной информации. Система предоставляет возможность правильного структурирования и атрибутирования информации различных видов: документов, проектов, контактов, дел, адресов заказчиков и смежников и т.д. Работники не тратят времени на ненужную работу по выявлению ошибок, связанных с использованием недействительной информации, и направляют все усилия на выполнение своих непосредственных обязанностей.

Снижение накладных расходов на работу с бумажными документами. TDMS способствует уменьшению расходов на печать и рассылку документации. Снижается потребность в печати многочисленных промежуточных вариантов документов при проведении их согласования или внесении изменений.

Повышение эффективности управления. TDMS протоколирует работу пользователей с документами и проектными данными, поэтому всегда известно, кто и чем занимается. В результате у руководства появляется возможность планировать проведение работ и отслеживать процесс их выполнения, а также правильно перераспределять ресурсы, что в конечном счете обеспечивает своевременное решение задач.

Повышение эффективности работы. Система TDMS обеспечивает эффективное взаимодействие пользователей, совместно работающих над проектом, что позволяет, не увеличивая числа сотрудников, выполнять значительно больший объем работы. Средства полной интеграции системы с программными приложениями позволяют оптимизировать управление проектными данными, обеспечивая непосредственно в приложениях их автоматическое обновление в процессе разработки документов. Оперативный доступ к актуальной проектной информации, представленной в виде, специфичном для каждого подразделения компании, значительно повышает эффективность работы организации в целом.

Защита и сохранность данных. TDMS гарантирует надежную защиту от некорректного использования проектной информации и несанкционированного получения данных, доступ к которым имеют только авторизованные пользователи системы. Для управления доступом и контроля работы пользователей в TDMS предусмотрен целый набор функций: ведение протокола работы пользователей системы, история изменений статуса и версий документации, история проектной информации, ролевой доступ.

Повышение удобства работы. Система обеспечивает автоматизацию многих процессов работы с документами. Например, в момент регистрации документа формирует автоматическое обозначение с возможностью его проверки на уникальность. TDMS позволяет использовать централизованные шаблоны любых типов файлов и документов. Шаблоны содержат поля, автоматически заполняющиеся данными из карточек документов.

TDMS предоставляет возможность программировать правила работы с документами: автоматически рассылать извещения об их изменении или аннулировании, автоматизировать любые другие процедуры согласования/утверждения документации и информации.

Соответствие международным стандартам качества. TDMS гарантирует соблюдение правильного порядка выполнения работы, а также согласования и утверждения документов. Система исключает источник наиболее часто возникающих ошибок – работу с устаревшими версиями документов или их неполным набором. Это безупречный инструмент для внедрения и поддержания стандартов iso9000.

Файловый сервер

tdms обладает гибким механизмом хранения файлов, позволяющим размещать их непосредственно в СУБД, на файловом сервере или хранить в произвольном месте на диске пользователя, в локальной или глобальной сети. 

Хранение данных в СУБД обеспечивает максимальный уровень безопасности данных, позволяет осуществлять резервное копирование всех данных сразу и использовать встроенный в СУБД полнотекстовый поиск. Недостатком хранения файлов в СУБД являются относительно низкая скорость операций записи файлов в базу данных и большая нагрузка на сервер БД и его каналы связи. 

Файловый сервер TDMS – опциональное приложение, запускаемое на любом локальном или удаленном компьютере и позволяющее эффективно управлять файлами, размещенными на практически неограниченном количестве устройств хранения.
 

Для обычного пользователя файловый сервер выглядит как «черный ящик». Чтобы извлечь требуемый файл, клиентское приложение отправляет запрос на сервер БД, где происходит проверка прав на просмотр файла. Если право на просмотр имеется, служба файлового сервера получает команду передать защищенный пакет данных на рабочее место пользователя. Обновление данных на файловом сервере происходит по аналогичному сценарию: данные помещаются на файловый сервер только после подтверждения прав пользователя на редактирование файла. Такая схема позволяет создавать распределенные хранилища данных, не опираясь на политики безопасности отдельно взятой файловой системы. 

Файловый сервер TDMS позволяет оптимизировать хранение файлов, учитывая скорость работы устройств хранения и частоту обращения к файлам. 

Файловые серверы TDMS могут привязываться к рабочим местам пользователей, что позволяет размещать файлы непосредственно в том сегменте сети, где они наиболее часто используются. 

Для увеличения производительности, при выполнении операций с файлами, разработан механизм кэширования отдельных файлов на файловых серверах с наибольшей скоростью доступа для каждого пользователя системы. При этом система сама отслеживает место хранения актуальной версии файла и при необходимости копирует его на кэш-сервер пользователя. 

Использование файловых серверов значительно повышает быстродействие системы TDMS при работе с файлами:
 

• снижается нагрузка на СУБД при использовании отдельных компьютеров под файловые серверы; 
• уменьшается сетевой трафик, обусловленный размещением нескольких файловых серверов в разных сегментах сети.

В качестве устройств хранения информации могут выступать обычные папки на локальном или удаленном компьютере, устройства типа cd-rom, роботизированные cd/dvd-библиотеки или любые другие поддерживаемые Windows устройства хранения информации. Доступ к файловому серверу со стороны клиентского приложения определяется внутренними учетными записями, что позволяет различать файлы, принадлежащие разным приложениям-клиентам (в случае TDMS – отношение файла к той или иной базе данных tdms).

Интерфейсы TDMS

Интерфейсы – это специальные программные компоненты, позволяющие синхронизировать работу системы и приложений, редактирующих файлы объектов tdms.

Интерфейсы TDMS с программами Microsoft Office, Microsoft outlook и AutoCAD 2000-2008

В составе TDMS бесплатно поставляются интерфейсы к Microsoft Office, Microsoft outlook, AutoCAD, обеспечивающие автоматизацию процесса передачи данных между приложениями. Например, интерфейс к AutoCAD позволяет автоматически заполнять основную надпись чертежа и отслеживать внешние ссылки, сообщая TDMS о произошедших в структуре файла чертежа изменениях. Интерфейс к Microsoft outlook обеспечивает возможность создания сообщений внешней почты непосредственно в tdms, а также помещения в систему входящих сообщений. 

Простые интерфейсы не требуют специально подготовленной структуры базы данных (настроек) TDMS (например, интерфейсы к Microsoft office). Более сложные интерфейсы (такие как интеграция TDMS с Microsoft project) предполагают наличие не только межпрограммного модуля, но и соответствующей настройки tdms. 

По заказу клиента может быть создан интерфейс к любому приложению ms windows. 

Эти интерфейсы позволяют синхронизировать значения атрибутов карточки документа системы TDMS и содержимого файла документа (чертежа), а также предоставляют возможность сохранять файлы этих приложений в объектах tdms.
 

Стандартный функционал интерфейса обеспечивает следующие возможности:

• размещение в файле текстовых полей (текстовых атрибутов), значения которых автоматически заполняются и обновляются из карточки объекта tdms; 
• добавление меню TDMS в строку меню приложения.

Меню TDMS позволяет:

• сохранить файл непосредственно в объект tdms; 
• сохранить файл и закрыть объект tdms, в котором находится данный файл; 
• отменить редактирование файла и закрыть объект; 
• сохранить любой файл приложения в существующий объект tdms.

Интерфейс TDMS и Microsoft Project

Интерфейс системы TDMS и Microsoft Project предназначен для реализации функций календарного и ресурсного планирования процессов разработки проектов (объектов, документов), хранимых в tdms.

Интерфейс обеспечивает:

• создание и редактирование календарных планов средствами Microsoft project; 
• хранение календарных планов Microsoft Project в системе tdms; 
• отслеживание хода выполнения плана в системе tdms.

Пользователь tdms, назначенный на работу в качестве исполнителя, может указывать ход выполнения этой работы либо в процентах, либо как количество отработанных часов. Установка Microsoft Project на компьютер пользователя-исполнителя для этого не требуется, поскольку функция реализована в виде команды tdms.

Для получения информации о ходе выполнения плана используются как средства генерации отчетов системы tdms, так и генератор отчетов Microsoft Project.

Интерфейс с Microsoft Project используется в готовых решениях, построенных на платформе tdms, таких как «Система управления договорной документацией», «Система календарного и ресурсного планирования проектно-ориентированного предприятия» и др.